A gestão de impressão é uma área muitas vezes negligenciada pelas empresas. Para muitos gestores, impressoras e multifuncionais são apenas equipamentos de apoio, e sua importância só aparece quando surgem problemas: filas de impressão, falhas técnicas, custos inesperados com toners e manutenção.
No entanto, a forma como sua empresa lida com impressão pode impactar diretamente custos, produtividade e sustentabilidade. É aqui que o modelo de locação de impressoras (também conhecido como outsourcing de impressão) ganha força, oferecendo uma solução completa que vai muito além de apenas fornecer máquinas.
Neste guia, vamos explicar em detalhes como funciona a locação de impressoras, quais são seus principais benefícios e por que empresas de diferentes portes estão migrando desse modelo para garantir eficiência e economia.
O que é locação de impressoras?
A locação de impressoras consiste em um contrato no qual uma empresa especializada, como a FULL, fornece impressoras, multifuncionais e até insumos (toners, ribbons, etiquetas) em troca de um valor mensal.
Esse modelo substitui a compra de equipamentos, eliminando os custos de aquisição, manutenção e atualização tecnológica. Na prática, sua empresa passa a pagar apenas pelo uso, enquanto a gestão de todo o ciclo de impressão fica sob responsabilidade do fornecedor.
Como funciona na prática?
A locação não é uma simples entrega de equipamentos. É um processo estruturado que envolve:
- Avaliação das necessidades
Um diagnóstico inicial identifica volumes de impressão, tipos de documentos, áreas de maior demanda e necessidades específicas (ex.: etiquetas, impressoras térmicas, coletores de dados). - Proposta personalizada
Com base nessa análise, a Full apresenta uma solução sob medida, que pode incluir impressoras laser, jato de tinta, térmicas e coletores. - Implementação do serviço
Os equipamentos são instalados, configurados e integrados ao ambiente de TI da empresa. - Monitoramento contínuo
Softwares de gestão permitem acompanhar o uso, prever demandas de manutenção e até emitir relatórios de desempenho. - Suporte especializado
Manutenção preventiva, substituição rápida em caso de falhas e assistência técnica fazem parte do contrato, garantindo que a operação nunca pare.
Quais os benefícios da locação de impressoras?
1. Redução de custos imediata
Sem a necessidade de comprar impressoras e insumos, a empresa elimina altos investimentos iniciais e transforma despesas variáveis em custos fixos previsíveis.
2. Atualização tecnológica constante
A locação garante acesso a equipamentos modernos, como impressoras de tanque de tinta ou térmicas de alto desempenho, sem precisar trocar o parque por conta própria.
3. Mais eficiência operacional
Com suporte contínuo e insumos monitorados, a empresa evita paradas, desperdícios e falhas que prejudicam a produtividade.
4. Transparência e controle
Softwares de gestão fornecem relatórios detalhados sobre volumes de impressão, usuários e custos, facilitando a tomada de decisão.
5. Sustentabilidade e ESG
A locação permite integrar equipamentos mais eficientes, com menor consumo de energia e menos peças de desgaste. Além disso, o fornecedor garante descarte correto de insumos e peças.
Por que empresas estão migrando para o outsourcing de impressão?
- Compras caras e inflexíveis: ao adquirir equipamentos, a empresa fica presa a um parque que envelhece rapidamente.
- Custos ocultos: toners, ribbons e manutenções fora de garantia costumam onerar o orçamento.
- Gestão ineficiente: sem softwares de controle, é impossível saber o real custo por impressão.
- Foco no core business: ao delegar a gestão de impressão, a equipe interna pode se dedicar ao que realmente importa: o crescimento do negócio.
Casos práticos de aplicação
- Escritórios: substituição de impressoras individuais por multifuncionais em rede, reduzindo custos com insumos e manutenção.
- Saúde: hospitais e laboratórios que precisam de impressoras térmicas confiáveis para etiquetas de exames, com reposição automática de insumos.
- Indústria: integração de impressoras térmicas e multifuncionais para rastreabilidade de insumos e emissão de documentos internos.
- Varejo: lojas e centros de distribuição que utilizam outsourcing para manter impressoras térmicas sempre ativas, sem risco de paralisação.
Os diferenciais da FULL
A FULL se diferencia no mercado por oferecer um serviço completo e consultivo, que vai além do aluguel:
- Mais de 20 anos de experiência no setor de impressão e automação.
- Fabricação própria de etiquetas e ribbons, garantindo compatibilidade e qualidade em todas as entregas.
- Atendimento consultivo, orientando o cliente desde a escolha dos equipamentos até a gestão do parque de impressão.
- Suporte ágil e substituição imediata, evitando que falhas interrompam a operação.
- Cobertura regional estratégica, atendendo empresas na Serra Gaúcha e Região Metropolitana de Porto Alegre.
Locação de impressoras e ESG: um caminho estratégico
Cada vez mais empresas precisam comprovar práticas de responsabilidade ambiental e governança. Nesse cenário, a locação de impressoras:
- Reduz consumo energético com equipamentos modernos.
- Diminui geração de resíduos, graças à fabricação controlada de insumos.
- Prolonga o ciclo de vida útil dos equipamentos com manutenção preventiva.
- Gera relatórios de impacto, que podem ser usados em indicadores ESG.
A locação de impressoras é muito mais do que uma alternativa econômica: é um modelo estratégico de gestão, que garante eficiência, controle e sustentabilidade. Empresas que adotam outsourcing de impressão não apenas reduzem custos, mas também ganham em produtividade, modernização tecnológica e alinhamento às melhores práticas de mercado.
Na FULL, cada contrato é construído de forma personalizada, com foco em resultados reais para sua operação.? Está pronto para transformar sua gestão de impressão? Fale com a FULL e descubra como a locação pode levar sua empresa a um novo nível de eficiência.
